Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 30 août 2026.

1. Deux traitements distincts

Cette politique couvre deux situations très différentes, qu'il faut distinguer :

• Le site vitrine docteursmart.online — nous sommes responsable de traitement pour les quelques données que vous nous transmettez volontairement via le formulaire de contact.
• L'application Docteur Smart — le cabinet ou le praticien client reste responsable de traitement pour les données de ses patients. Docteur Smart intervient comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, sur instruction documentée du praticien.

2. Le site vitrine

Finalité	Répondre à une demande de démonstration, d'information ou de participation au programme pilote.
Données collectées	Nom et prénom, e-mail professionnel, téléphone (facultatif), cabinet ou structure (facultatif), nombre de praticiens (facultatif), besoin prioritaire (facultatif), contenu du message.
Base légale	Votre consentement (article 6.1.a du RGPD), recueilli par la case à cocher du formulaire.
Caractère obligatoire	Seuls le nom, l'e-mail et le message sont nécessaires pour traiter la demande.
Destinataires	Les personnes en charge de la relation commerciale chez l'éditeur. Aucune transmission à un tiers, aucune revente, aucune prospection non sollicitée.
Conservation	3 ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL en matière de prospection.

Les journaux techniques du serveur (adresse IP, date, page demandée, agent utilisateur) sont conservés par l'hébergeur pour des raisons de sécurité et d'obligation légale de conservation, pendant une durée n'excédant pas douze mois.

3. Cookies et traceurs

Ce site ne dépose aucun cookie. Il n'utilise ni mesure d'audience tierce, ni régie publicitaire, ni bouton de réseau social traçant. Les polices de caractères sont hébergées sur nos propres serveurs : aucune requête n'est adressée à un service tiers lors de votre visite. C'est la raison pour laquelle aucune bannière de consentement ne vous est présentée — il n'y a rien à consentir.

4. L'application Docteur Smart

Lorsqu'un cabinet utilise l'application, celle-ci traite des données à caractère personnel relatives à ses patients — contenues dans les courriers scannés et les messages reçus — ainsi que des données professionnelles du praticien. Ces informations relèvent des catégories particulières de données visées à l'article 9 du RGPD et sont couvertes par le secret professionnel de l'article L1110-4 du Code de la santé publique.

Finalités	Séparation des documents scannés, lecture (OCR), relève de la messagerie professionnelle en IMAP, tri par degré d'urgence, regroupement par thème, production de résumés, proposition de rapprochement avec un dossier patient.
Ce que nous ne faisons pas	Aucun profilage, aucune décision automatisée produisant des effets juridiques, aucune aide au diagnostic ou à la prescription, aucune réutilisation des documents pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, aucune transmission à des tiers non listés ci-après.
Rôles	Le praticien ou la structure est responsable de traitement. Docteur Smart est sous-traitant, dans le cadre d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD, remis avec l'abonnement.
Accès à la messagerie	Automatisé et limité au tri, au classement et au résumé. Le périmètre exact du mandat est décrit dans les conditions générales d'utilisation. Les accès sont journalisés.

Une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) est conduite préalablement à la mise en production, le traitement combinant données de santé et recours à l'intelligence artificielle.

5. Pseudonymisation avant traitement par l'IA

Avant qu'un document ou un message ne soit soumis à un moteur d'analyse automatique, une étape de pseudonymisation remplace par des balises neutres les éléments directement identifiants :

• nom et prénom du patient, ainsi que ceux des praticiens cités ;
• numéro de sécurité sociale (NIR) ;
• dates, y compris la date de naissance ;
• numéros de téléphone et adresses électroniques ;
• adresses postales ;
• noms propres résiduels détectés par analyse du texte.

Le journal de correspondance entre les balises et les valeurs réelles ne quitte pas l'environnement du cabinet : il sert uniquement à réafficher les informations au praticien, côté application.

6. Sous-traitants ultérieurs et transferts hors Union européenne

Docteur Smart fait appel à des sous-traitants ultérieurs, dont la liste à jour est annexée au contrat de sous-traitance : l'hébergeur des données de santé, le fournisseur du moteur d'analyse automatique, et le service d'acheminement des courriers électroniques.

Lorsque le moteur d'analyse est opéré en dehors de l'Union européenne, seules des données préalablement pseudonymisées lui sont transmises, dans le cadre d'un mécanisme de transfert conforme au chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types et mesures supplémentaires). Toute modification de cette architecture fait l'objet d'une information préalable des cabinets clients.

7. Sécurité

• Chiffrement des échanges en transit (TLS) et des données au repos.
• Cloisonnement strict des données par cabinet.
• Habilitations nominatives et principe du moindre privilège côté éditeur.
• Journalisation des accès et des actions de validation.
• Sauvegardes régulières et procédure de restauration éprouvée.
• Procédure de gestion des violations de données, avec notification à la CNIL dans les 72 heures et information des personnes concernées lorsque le risque l'exige.

8. Durées de conservation

Donnée	Durée
Demandes envoyées via le formulaire du site	3 ans après le dernier contact
Journaux techniques du site vitrine	12 mois maximum
Documents et messages traités dans l'application	Durée fixée par le praticien responsable de traitement, dans la limite de la durée du contrat
Résumés et métadonnées de classement	Même durée que les documents auxquels ils se rattachent
Journaux d'accès de l'application	12 mois
Données du compte après résiliation	Restitution puis suppression sous 30 jours, sauf obligation légale de conservation

9. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Patients : les données vous concernant qui transitent par Docteur Smart sont sous la responsabilité de votre praticien. Adressez-lui votre demande en premier lieu ; nous l'assistons dans l'exercice de vos droits, sans pouvoir nous y substituer.

Praticiens et visiteurs du site : écrivez-nous à l'adresse ci-dessous. Nous répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.

10. Contact et réclamation

Point de contact données personnelles	contact@docteursmart.online
Délégué à la protection des données	[À COMPLÉTER — coordonnées du DPO ou du référent RGPD désigné]
Adresse postale	[À COMPLÉTER — siège social de l'éditeur]

Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés — CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — cnil.fr.